Het is weer maandag en je zit achter je laptop. Je hebt rustig ontbeten en hebt al even overdacht hoe je dag eruit zal zien. Naast je ligt je to do lijst voor deze week en je weet precies wat je te doen hebt. Eén voor één werk je de taken af. Je werkt lekker door, totdat het alweer tijd is om te gaan lunchen. In de middag kun je vol focus verder en aan het einde van de dag ben je tevreden over wat je hebt gedaan. Dat klinkt als een lekker begin van de week. Is dit voor jou realiteit of gaat het er wat rommeliger aan toe?
Werken met een to do lijst
Een to do lijst klinkt mooi. Maar vaak staan er op een to do lijst taken die veel te groot zijn voor de tijd die je ervoor gepland had. Of de taak is te vaag omschreven, waardoor je de gepland tijd alleen maar bezig bent met te bedenken wát je nu precies moet doen. Laat jij je snel afleiden omdat je onrust voelt hierdoor? Voel je aan het einde van de dag frustratie omdat je weer niks hebt kunnen afvinken op je to do lijst? Ondanks dat je wel de hele dag druk bezig bent geweest?
Duidelijke taken vs verzamelbak
Vaak is een to do lijst een verzamelbak van taken en ideëen in plaats van een lijstje met duidelijke taken waar je meteen mee aan de slag kunt. Voordat je een taak op een to do lijst zet, is het slim om je af te vragen:
Weet ik precies wat ik moet doen?
Is de taak zo omschreven dat je meteen aan de slag kunt? Nee? Haal de taak van je to do lijst af en plan tijd in om dit verder uit te werken. Schijnbaar is het nog te groot of te vaag omschreven. Maak de taak zo concreet en zo klein mogelijk en bepaal subtaken. Bepaal wat de eerstvolgende actie is en zet deze op je to do lijst. Als je bijvoorbeeld een offerte naar een potentiële klant moet sturen, zul je waarschijnlijk eerst wat dingen moeten uitwerken. Het sturen van de offerte is dan niet de eerste taak op je lijstje. Wat moet je uitwerken voordat je de offerte kunt versturen? Zet die taak op je to do lijst. Zet zo alle ‘sub’-taken die je kunt bedenken als aparte taak op je to do lijst. LET OP: de valkuil is om op dit moment meteen alles uit te gaan zoeken voor die offerte. Maar je bent nu aan het plannen, dus is het niet het moment ervoor. Zet het moment dat je hieraan gaat werken op je to do lijst!
Hoeveel tijd kost deze taak?
Pas als je een idee hebt van de tijd die je kwijt bent met een taak, kun je deze goed inplannen. Als je dat niet doet, zul je er waarschijnlijk veel te lang mee bezig zijn en ‘snoep’ je op die manier tijd af van andere taken die je ingepland hebt. Vaak hangt dit ook samen met punt 1: als je niet weet hoe lang je ermee bezig zult zijn, is je taak vaak nog niet ‘klein’ genoeg. LET OP: Als je niet precies weet hoeveel tijd iets gaat kosten en je wilt er wel aan beginnen, zet de taak dan op je to do lijst met een vaste tijd in dat je eraan gaat werken, bijvoorbeeld 1 uur. Stop er ook echt mee als die tijd om is. Nog niet klaar? Plan het opnieuw in.
Heb ik alles wat nodig is om deze taak te kunnen doen?
Als je de tijd die je hebt ingepland vooral bezig bent met het bij elkaar zoeken van wat je nodig hebt, dan is je tijd voorbij voordat je er erg in hebt. Ook hier komt het waarschijnlijk erop neer dat je ingeplande taak niet de eerstvolgende actie is. In dit geval was het bij elkaar zoeken de eerste taak om op je to do lijst te zetten. Kijk dus goed of jouw taak nog subtaken heeft en plan deze in als to do’s.
“An hour of planning can save you 10 hours of doing.” — Dale Carnegie
En nu jij!
Kijk eens naar jouw to do lijst van deze week en stel jezelf de vragen hierboven. Is jouw to do lijst ready to go? Of is het nog teveel een verzameling van taken die te groot zijn of te vaag omschreven? Je bent misschien even een uurtje bezig om je week op die manier te plannen, maar je weet veel beter waar je aan toe bent. En dat levert je wat op: rust, duidelijkheid en focus, waardoor je aan het einde van de week tevreden kunt terugkijken op wat je gedaan hebt. En je krijgt inzicht in de taken die nog verdieping nodig hebben voordat je ze kunt ‘aftikken’. Oh en nog een laatste tip: plan ook genoeg ‘witruimte’ in. Soms duren dingen nou eenmaal wat langer dan je gedacht had en moet het wel echt af. Of er komen onvoorziene dingen tussendoor die ook moeten gebeuren. Succes!
Plan nu een kennismakingsgesprek
Lijkt jouw berg te groot en weet je niet waar je moet beginnen? Plan dan een gratis kennismakingsgesprek waarin ik met je meekijk en je help om de eerste stappen bepalen om dit te doorbreken! Het werkt zo:
- Ga naar mijn online agenda en kies daar voor het kennismakingsgesprek: Agenda Marieke
- Na het bevestigen van je afspraak, ontvang je van mij een e-mail met de link om op de gekozen tijd via zoom te videobellen (check ook even je spambox!)
- Vooraf ontvang je van mij een korte vragenlijst. Jouw antwoorden zijn voor mij belangrijk om me te kunnen voorbereiden, zodat ik zo goed mogelijk met je mee kan denken tijdens het kennismakingsgesprek.
Ik spreek je dan! 
Liefs, Marieke
0 reacties